Com o objetivo de promover o uso seguro dos recursos tecnológicos disponíveis no ambiente corporativo, o Tribunal de Justiça de Rondônia (TJRO), por meio do Comitê Gestor de Segurança da Informação Multidisciplinar, está desenvolvendo uma campanha educativa voltada à conscientização sobre boas práticas no compartilhamento de documentos, links e pastas no Google Workspace.

A iniciativa surge após a identificação de casos recentes de acessos indevidos a documentos institucionais, o que representa riscos à segurança da informação e pode configurar incidentes relevantes no âmbito do Poder Judiciário. Para mitigar esses riscos, é fundamental que os usuários redobrem a atenção ao configurar permissões de acesso.

A recomendação principal é evitar o uso da opção "Qualquer pessoa com o link", especialmente para arquivos que contenham informações sensíveis. Ao utilizar essa configuração, qualquer pessoa que tiver acesso ao link poderá visualizar o documento, mesmo sem ter sido convidada diretamente. Esses acessos não autorizados aparecem como “animais anônimos” nos documentos, como por exemplo “camaleão oculto”, o que dificulta a identificação dos usuários e o rastreamento de ações no arquivo.

A orientação é que o compartilhamento seja feito de forma restrita e individualizada. Para isso, os usuários devem selecionar a opção “Restrito” no campo “Acesso geral” e inserir manualmente os e-mails das pessoas autorizadas. Assim, apenas os destinatários indicados terão acesso ao conteúdo. Além disso, recomenda-se desabilitar a permissão para que editores alterem as configurações de compartilhamento, garantindo maior controle sobre o documento.

A equipe do Grupo Gestor Permanente de Tratamento e Resposta a Incidentes de Segurança Cibernética da STIC (GPTIR) está à disposição para prestar suporte e esclarecer dúvidas sobre as configurações corretas de compartilhamento e demais práticas seguras no ambiente do Google Workspace.