Gerenciamento de Projetos

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STIC

MGP

(Anexo III do Ato n. 692/2017 - DJe n. 106, de 12/6/2017)

Versão Descontinuada

Dono do Processo: Diretor da Dipro

O Modelo de Gerenciamento de Projetos do PJRO é uma orientação com objetivo de facilitar e direcionar a atividade de gestão dos projetos de Tecnologia da Informação e Comunicação do PJRO, através de uma orientação formal de boas práticas, incluindo processos e artefatos que podem ser utilizados no gerenciamento de projetos.

Os fluxos definidos no MGP-PJRO traduzem o processo de gestão de projetos em cinco fases:

Pré-projeto: Consiste na identificação, registro e triagem das demandas que podem ser transformadas em futuros projetos. Está apresentado na Figura 1 – Pré Projeto;
Aprovação: São os processos realizados para definir um novo projeto, através da obtenção de autorização formal para iniciar o projeto. Consiste em definir time, elaborar time, elaborar o termo de abertura e receber a autorização para prosseguir com o projeto. Está apresentado na Figura 2 - Aprovação;
Planejamento: O Escopo, cronograma, atividades, ferramentas, recursos, orçamento serão consolidados como linha de base para a execução do projeto. Está apresentado na Figura 3 - Planejamento;
Execução: Fase de realização das atividades planejadas. Está apresentado na Figura 4 - Execução;
Encerramento: Recebimento do produto ou resultado do projeto, aceitação, registros pertinentes. Está apresentado na Figura 5 – encerramento.

Objetivos:

Melhorar a eficiência do processo de gerenciamento de projetos a partir do estabelecimento de um padrão, modelos e ferramentas de gerenciamento de projetos, que é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adaptadas ao contexto da STIC do PRJO;
Apresentar um padrão institucional e facilitar o entendimento, a comunicação e os processos de tomada de decisões nos projetos de TIC;
Suportar os macro desafios estratégicos do PETIC relacionados à governança e à gestão de recursos;
Apresentar uma proposta de processos e artefatos, que podem ser utilizados em conjunto com a ferramenta automatizada de gerenciamento de portfólio e projetos.

Fluxo Pré-Projeto (Figura 1):

Fluxo Aprovação (Figura 2):

Fluxo Planejamento (Figura 3):

Fluxo Execução (Figura 4):

Fluxo Encerramento (Figura 5):

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
A1	Protocolar Solicitação de Demanda	Para melhor gestão da DIPRO, toda entrada na divisão deverá ser via de regra o sistema “porAqui”, caso a demanda venha de outra origem, após análise, deverá ser registrada no “porAqui”.	Demandante
A2	Analisar demanda	A DIPRO deverá realizar análise da demanda, verificando a conformidade do processo de entrada, o template, a demanda solicitada, o alinhamento da mesma junto a Estratégia de TIC em andamento e o planejamento de TIC. Caso as informações estejam insuficientes em relação à clareza e completude, solicitará ajustes ao demandante.	Dipro
A3	Identificar partes interessadas	A DIPRO em análise preliminar identificará as possíveis partes interessadas, conforme requisitos do MGCOM	Dipro
A4	Realizar refinamento do escopo	Marcar reunião com demandante afim de identificar patrocinador, refinar e esclarecer requisitos, orçamento, escopo, demandantes formais, etc. ...	Dipro
A5	Classificar a demanda	Classificar a demanda entre projeto e outras demandas da STIC, utilizando o modelo de classificação de demandas aprovado pela DIPRO.	Dipro
A6	Registrar Projeto	As demandas de competência gerencial e de apoio da DIPRO deverão ser cadastradas como uma nova demanda na ferramenta de Gerenciamento de Projetos e Portfólio homologada pela STIC. Para cada projeto criado, a DIPRO deverá vincular um protocolo no sistema SEI para fins de repositório dos documentos do projeto.	Dipro
B1	Desenvolver minuta do Termo de Abertura	A DIPRO deverá desenvolver em conjunto com o demandante a minuta do Termo de Abertura que será avaliada pelo CGesTIC para fins de aprovar a continuidade da análise da demanda.	Dipro
B2	Manifestar-se sobre viabilidade da proposta	O CGEsTIC é responsável por manifestar-se, propor mudanças e autorizar a continuidade da proposta de projeto. Nesta fase o comitê analisará a viabilidade técnica, orçamentária, se o projeto está em conflito com outras propostas...	CGesTIC
B3	Designar time do projeto	O Comitê deverá indicar ao menos o GP e a equipe responsável pela análise detalhada da proposta de projeto.	CGesTIC
B4	Elaborar Termo deAbertura	O gerente do projeto deverá realizar a elaboração final do Termo de Abertura e outros artefatos que subsidiarão ao CGTIC na análise da proposta de projeto.	Gerente do Projeto - GP
B5	Realizar priorização técnica	Aplica junto com o GP o método de priorização técnica de projetos da DIPRO	Dipro
B6	Designar Patrocinador	O demandante encaminha o Termo de Abertura para aprovação e assinatura do patrocinador.	Dipro
B7	Encaminhar termo de abertura para aprovação	O GP analisará a aprovação e considerações do patrocinador encaminhando o Termo de Abertura para aprovação do CGTIC.	Gerente do Projeto - GP
B8	Autorizar início do Projeto	O CGTIC analisa e aprova ou rejeita o início do projeto. Caso aprovado o CGTIC deve aprovar o patrocinador e o período de execução do mesmo.	CGTIC
B9	Priorizar o projeto junto ao Portfólio	Rever o portfólio em função dos projetos aprovados em especial aos que foram designados como prioritários e informar uma lista priorizada de projetos.	CGTIC
B10	Atualizar o Portfólio	Cabe a DIPRO atualizar o portfólio de projetos de TIC com base na ata do CGTIC e ainda tratar os realinhamentos com os Gerentes dos projetos afetados em qualquer aspecto, principalmente em relação a escopo, tempo, custo e capacidade dos recursos.	Dipro
B11	Comunicar aos interessados	Avisar ao patrocinador e aos interessados incluindo o CGesTIC.	Gerente do Projeto - GP
C1	Planejar a Linha de Base do escopo	Planeja a Linha de Base do escopo conforme processo do modelo de gerenciamento de escopo do PJRO - MGESC-PJRO;	Gerente do Projeto - GP
C2	Planejar Gerenciamento das aquisições e custos	Planejar os custos e as contratações do Projeto, conforme as orientações do Modelo de Gerenciamento de Aquisições e custos do PJRO (MGAC-PJRO);	Gerente do Projeto - GP
C3	Planejar Gerenciamento de Riscos	Planejar Gerenciamento de Riscos conforme as orientações do Plano de Gerenciamento de Riscos e Controle Interno do PGRCI;	Gerente do Projeto - GP
C4	Desenvolver Linha de Base do cronograma	Planejar Gerenciamento de Cronograma conforme as orientações do MGTEMPO.	Gerente do Projeto - GP
C5	Planejar Comunicações do Projeto	Planejar Gerenciamento das Comunicações do Projeto, conforme as orientações do Modelo de Gerenciamento de Comunicações do PJRO - MGCOM	Gerente do Projeto - GP
C6	Consolidar PGP	Consolida todos os documentos dos planos auxiliares no Plano de Gerenciamento de Projetos - PGP, conforme modelo anexo do MGP-PJRO;	Gerente do Projeto - GP
C7	Registrar Manifestação	O gerente do programa após análise do PGP pode aprovar ou sugerir alterações, mediante consulta ao CGesTIC.	Gerente do Programa
C8	Aprovar PGP	O CGEsTIC após análise do PGP pode aprovar ou rejeitar o PGP.	CGEsTIC
C9	Atualizar Sistema de gerenciamento de Projetos	Registrar no sistema próprio o plano de gerenciamento, incluindo a linha de base do escopo, cronograma e riscos.	Gerente do Projeto - GP
D1	Realizar KickOff Meeting	Reunião inicial do projeto, que propõe o esclarecimento do escopo, alinhamento das expectativas, papéis e responsabilidades da equipe.	Gerente do Projeto - GP
D2	Realizar processos do MGCOM - PJRO	O Gerente de projetos executa a distribuição das informações conforme o plano de comunicação, alinhado aos processos do MGCOM: · Gerenciar o engajamento das partes interessadas · Gerenciar as comunicações	Gerente do Projeto - GP
D3	Desenvolver Atividades do Projeto	Realizar o trabalho planejado e efetuar as entregas conforme o cronograma do projeto, incluindo aquisições e gestão do contrato.	Time de Projeto
D4	Controlar Atividades do PGP	Realizar as atividades de gerenciamento do projeto, incluindo comunicações, monitoramento, gerenciar trabalho, gerenciamento dos riscos, garantia de qualidade.	Gerente do Projeto - GP
D5	Atualizar Sistema de Gerenciamento de Projetos	O Gerente de projetos atualiza o progresso do projeto, mudanças, riscos, lições aprendidas...	Gerente do Projeto - GP
D6	Propor mudanças no projeto	O GP solicitará mudanças sempre que necessário, após análise dos indicadores do projeto.	Gerente do Projeto - GP
D7	Analisar proposta de mudança	O Patrocinador após analisar as propostas de mudanças, encaminha solicitação de mudança ao GP ou descarta a proposta.	Patrocinador
D8	Solicitar mudança no projeto	O Patrocinador, motivado pelos indicadores e relatórios do projeto, pode solicitar mudanças corretivas no formulário de solicitação de mudança através do SEI.	Patrocinador
D9	Registrar Solicitação de Mudança do projeto	O GP registra no sistema de gerenciamento de projetos uma solicitação de mudança que pode ser orçamentária, escopo, prazo, RH ou até o cancelamento do projeto, de acordo com o formulário específico para solicitação de mudança. Deve ser informado impacto da mudança.	Gerente do Projeto - GP
D10	Registrar Manifestação quanto a mudança	O Gerente de programa toma ciência e registra o seu parecer sobra a solicitação de mudança.	Gerente de Programa
D11	Aprovar Mudança	O CGTIC registra o seu parecer aprovando ou rejeitando a mudança no projeto.	CGTIC
D12	Avaliar Relatórios / Indicadores	Analisa o processo, entregas do projeto e demais relatórios e indicadores e propõe mudanças quando necessário.	Patrocinador
D13	Atualizar Sistema de Gerenciamento de Projetos	O Colaborador atualiza o progresso das suas entregas e atividades.	Time de Projeto
E1	Checklist de Encerramento de Fase/Projeto	Elabora o checklist de tudo que funcionou / não funcionou e verifica se há alguma pendencia antes de encerrar projeto.	Gerente do Projeto - GP
E2	Minutar Termo de Encerramento	Prepara a minuta do Termo de Encerramento do projeto ou da Fase	Gerente do Projeto - GP
E3	Finalizar aquisições/contratações	Realizar o recebimento definitivo ou encerramento do vínculo do contrato com o projeto. No caso de contrato que haverá continuidade de suporte ou garantia, transfere-se a gestão ao gestor do contrato.	Time de Projeto
E4	Distribuir Informações	O Gerente de projetos executa a distribuição do termo de encerramento e agenda a reunião de encerramento conforme o plano de comunicação	Gerente do Projeto - GP
E5	Reunião de encerramento	Realiza reunião de encerramento com o gerente de programa, patrocinador, time de projeto.	Gerente do Projeto - GP
E6	Divulgar Resultados	Publicar matéria no portal, Internet, conforme a relevância da fase ou projeto.	Gerente do Projeto - GP
E7	Atualizar bases de conhecimento	Atualiza lições aprendidas, riscos, dados de desempenho, etc.	Gerente do Projeto - GP
E8	Evento de encerramento	Evento preparado pelo gerente de programa com auxílio do patrocinador a fim de formalizar o reconhecimento do trabalho realizado pela equipe de projeto.	Gerente de Programa

Controle do processo:

Indicador	Índice de aderência a MGP – iMGP
Objetivo	Apurar o percentual de projetos gerenciados pelo modelo
Periodicidade	Semestral
Intervalo	6 últimos meses
Regra de cálculo	iMGP = Projetos aderentes a MGP / Total de projetos do portfólio
Meta	90%
Responsável pela coleta	Diretor da Dipro
Responsável pela análise do indicador	Diretor da Diese

Indicador	IDP – Índice de desempenho de prazo
Objetivo	Medir a eficácia do cronograma do projeto em termos de horas de trabalho planejadas e escopo realizado
Periodicidade	Semanal
Intervalo	Não se aplica
Regra de cálculo	VP (Valor Planejado) = Horas planejadas * valor hora VA (Valor Agregado) = VP * %Entregue (progresso físico) IDP = VA / VP
Meta	Maior que 0,80
Responsável pela coleta	Gerente do projeto
Responsável pela análise do indicador	Diretor da DIPRO

Indicador	ISP – Índice de Satisfação do Patrocinador
Objetivo	Medir a Satisfação do Patrocinador do projeto
Periodicidade	Mensal
Intervalo	Último mês
Regra de cálculo	Conforme resultado de pesquisa do Formulário ISP – Índice de Satisfação do Patrocinador
Meta 1	ISP >= 7
Meta 2	Respostas Ruim < 2
Responsável pela coleta	Gerente do projeto
Responsável pela análise do indicador	Diretor da DIPRO

Indicador	IECOM – Índice da Efetividade das comunicações
Objetivo	Medir a eficácia das comunicações do projeto
Periodicidade	Mensal
Intervalo	Último mês
Regra de cálculo	Conforme resultado de pesquisa do formulário - IECOM - Índice de Efetividade das Comunicações
Meta	Maior que 8 pontos
Responsável pela coleta	Gerente do projeto
Responsável pela análise do indicador	Diretor da Dipro

Indicador	Índice de cumprimento do orçamento
Objetivo	Medir a eficácia do planejamento do orçamento do projeto
Periodicidade	Conforme plano de gerenciamento do projeto
Intervalo	Anual
Regra de cálculo	O indicador de custo será avaliado quantitativamente considerando o cumprimento dos gastos nos períodos estabelecidos conforme o Plano de Gerenciamento de Projetos: • Bom: o projeto realizou os gastos previstos dentro das datas estabelecidas, ou cumpriu mais de 90% das datas de compromisso estabelecidas; • Regular: o projeto realizou entre 70% e 90% dos gastos previstos dentro das datas estabelecidas; • Ruim: o projeto realizou menos de 70% dos gastos previstos dentro das datas estabelecidas;
Meta	Regular ou Superior
Responsável pela coleta	Gerente do projeto
Responsável pela análise do indicador	Diretor da DIPRO

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